Jesu li vaše e-poruke previše ležerne? Ili su previše formalni? Koristite li odgovarajući ton?
Poruke e-pošte razlikuju se od tipkanih pisama. Ne možete biti “previše” formalni u pismu. U e-poruci previše formalno izgleda glupo. Koji je prikladni ton za e-poštu? — nešto ležernije od pisma. Ipak, tanka je linija između previše opuštenosti i previše ukočenosti.
Do neke mjere, stav i kultura vaše tvrtke će diktirati količinu potrebne formalnosti. Na primjer, cvjećarnice i hoteli neće biti formalni kao banka ili odvjetnička tvrtka.
Dok sastavljate poruku, razmislite o osobi koja će je čitati. Upoznajte svoju publiku.
Posao postaje lakši kada odgovarate na poruku. Već možete vidjeti ton pošiljatelja. Sve što trebate učiniti je uskladiti taj ton.
Kada ste u nedoumici, težite tonu koji je profesionalan, a opet razgovorljiv. Jedan jednostavan način da postignete ton razgovora je korištenje stezanja (ja ću, mi ćemo, on je, ona je).
Također, prihvatljivo je koristiti zamjenice. U razgovoru koristimo riječi “ja, mi, ti”. Dakle, koristite ih u e-porukama. Na primjer, “Predlaže se . . . “ zvuči jako kruto. Umjesto toga pokušajte: “Predlažem . . .”
Budite oprezni sa zamjenicom “ja”. Korištenje previše može se shvatiti kao egoistično. Ne želite ispasti pompozni. Ako primijetite obilje “ja”, pokušajte prepisati svaku drugu rečenicu. To će stvoriti raznolikost, a dosadna osobna zamjenica neće biti tako očita.
E-pošta je izvrstan oblik komunikacije. Samo upamtite da svoj stari stil pisanja tipkanim slovima treba prilagoditi kako vaše poruke ne bi zvučale šturo i ukočeno. S druge strane, e-pošta NIJE dozvola da budete neuredni. Najučinkovitije poruke e-pošte pronalaze sretnu ravnotežu. Imaju razgovorni ton.