Što treba obuhvatiti poslovni plan?
To je pitanje za milijun dolara.
Kao prvo, trebao bi ponuditi temeljitu analizu potrebe za određenim proizvodom ili uslugom koju planirate ponuditi. Također treba govoriti o tome koliko ste kvalificirani za takvu ponudu javnosti.
Poslovni plan bi se trebao baviti vašim strategijama u smislu proizvodnje i marketinga, načinom na koji ćete biti organizirani, svim pravnim aspektima kojima se morate pozabaviti i koje će biti vaše računovodstvene metode. Ukratko, poslovni plan bi trebao odgovoriti na sljedeća pitanja:
Kolika je cijena sastavljanja strateškog korporativnog sastanka ili odmora? Bez obzira na pojedinosti – hotelski troškovi, plaće, izgubljene prilike, izgubljeno vrijeme menadžmenta za planiranje dnevnog reda, troškovi gostujućih predavača, hrane i zaliha – očekujete da će povrati daleko premašiti račun od 3000 ili 150 000 USD.
Nažalost, previše sastanaka nikada nije postiglo svoje. Počinjete s određenim ciljevima i dnevnim redom. Posjedite sve i počnete pokrivati svoj popis. Međutim, negdje cijela stvar skreće s kursa. Možda gostujući govornik ne isporučuje sadržaj koji ste namjeravali. Možda član grupe podbaci u svojoj prodajnoj prezentaciji ili izvješću o poslovanju. Prije nego što shvatite, već ste na 72% onoga što ste željeli biti i ne možete ići gore. Sada ste zapeli u odgovaranju na pitanja ili nuđenju rješenja koja nisu bila dio vašeg izvornog plana.
Kada događaj završi, sretni ste… a ne ushićeni. Cijela stvar nije bila potpuni gubitak. Okupili ste trupe, ali niste postigli ciljeve na način na koji ste namjeravali. Prodaja će porasti, možda za 20%, ali se neće udvostručiti na način na koji ste se nadali. Platiš račun i ideš kući.
Ne mora biti ovako. Evo 11 načina da iz budućih sastanaka dobijete više od onoga što želite:
1. Sami odredite dnevni red…nemojte da to radi vaše osoblje. Da, pitajte za ideje i rano se uključite. Međutim, vi dajete svrhu svom sastanku, a to se može fokusirati samo ako držite cilj.
2. Odaberite izlagače koji imaju određene prezentacijske vještine. Ovo nije natjecanje u popularnosti, ali ako je vaša operativna osoba trebala biti pokopana prije 8 godina, ne trebate on/ona na vašem sastanku. Pronađite voditelja koji će nastupiti na način koji odgovara vašim potrebama.
3. Dovedite prezentere na istu stranicu na kojoj se nalazite. Prečesto se od gostiju traži da dostave informacije, a zatim se sami ostave. Priredite sadržaj poput brodvejske predstave. Koreografija više od njihove teme; znati njihov smjer, sadržaj i ton. Ako ste ikada bili razočarani, to je obično razlog zašto.
4. Usredotočite se na vrijednost za sudionike. Zapamtite da sudionici traže “što ja imam od toga”. Planirajte svaki aspekt imajući na umu ovaj važan faktor.
5. Prijeđite na stvar. Brzo započnite sastanke. Koliko ste često uživali u govoru glavnog izvršnog direktora/predsjednika? Nitko drugi to također ne voli.
6. Držite se problema i budite iskreni. Svrha sastanka je fokusiranje na stvarne podatke. Kada ego, prodaja ili strah stanu na put, sudionici grade rješenja za fiktivne probleme. Ne putem kojim želiš ići.
7. Postavite brošure prema redoslijedu korištenja. Zatim ih zaklamajte tim redoslijedom. Sudionici ne mogu obratiti pozornost ako se bore da saznaju gdje ste.
8. Napravite obrazac odgovornosti. Jedna stranica. Tko radi što, kada i kako? Ako se o tome raspravlja, netko mora nešto poduzeti (ili odlučiti ne učiniti ništa). Zapisnici su lijepi, ali koliko ste puta u svojoj povijesti pročitali zapisnike sa sastanka i onda djelovali? Pretpostavljamo nekoliko, ako ih ima.
9. Ne govori “na brzinu”. Čak i profesionalni zvučnici koji zvuče kao da su naletjeli nisu. Ne biste trebali ni vi. Odvojite vrijeme da nabrojite svoje bodove. Razmislite o njima. Vjerojatnosti su da ćete postići znatno bolje rezultate probnim provjeravanjem bilješki prije događaja, u odnosu na improvizaciju pred publikom.
10. Držite se rasporeda. Provjerite ima li vaša soba barem jedan sat okrenut prema moderatoru. Isprobajte Wal-Mart sat od 8 inča od 5,99 USD. Najgora stvar koju možete učiniti je pogledati na sat. Onda to čine i svi ostali.
11. Pripremite sljedeći dnevni red tijekom sastanka. To je kao da ispod sjedala postavljate raketni pojačivač. Odvojite 15-30 minuta za planiranje sljedećeg sastanka dok su pitanja vruća. Kasnije može biti promjena, ali barem je teret skinut, pokrivate ključne teme i svi znaju što mogu očekivati.
Olimpijske skijaške utrke dobivaju se i gube samo za stotinke sekunde; većina korporativnih sastanaka klacka se na rubu uspjeha i neuspjeha sličnih frakcija. Stvaranje sastanaka nije raketna znanost, ali tako malo sastanaka donosi željeni učinak. Provedba čak i nekoliko gornjih prijedloga trebala bi poboljšati buduće rezultate od tako-tako do astronomskih.
© David i Lorrie Goldsmith