1. Kategorizirajte informacije i stvorite glavni nacrt
Pogledajte svoje poslovanje i odlučite kako želite kategorizirati svoje podatke. Na primjer, imam: Administracija, Marketing, Financije itd. kao glavni pregled, a zatim pod tim većim kategorijama stvaram potkategorije: Moj uzorak
administracija
Pravila i postupci
Obrasci/predlošci
Poslovna struktura
Klijenti
Marketing
Brošure
Posjetnice
Sadržaj e-zina
Grupe za umrežavanje
Stvorite kartice za Master Outline i koristite ih na visećim mapama, koristite manila mape s oznakama za svoje potkategorije. Provjerite jeste li svim datotekama dodijelili nazive, nemojte koristiti Razno kao naziv datoteke, jer će datoteka početi gomilati papire i nećete moći lako i brzo pronaći stavke. Ovaj isti format možete koristiti i za čuvanje elektroničkih datoteka.
2. Napravite sustav datoteka Tickler
Nabavite dvanaest manila mapa i označite ih siječanj – prosinac, zatim će vam trebati još 31 vanilla mapa s oznakama 1 – 31 za dane u mjesecu i dvije dodatne mape s oznakama za nadolazeće godine. Dok ovo pišem, 2006. je godina, pa biste stvorili mapu 2007. i mapu 2008.
U kojem se mjesecu trenutno nalazite, uključite mape dana u mjesecu (1-31). Kad god imate planirani zadatak, sastanak, rok za projekt samo stavite informacije u mapu koje su vam potrebne da biste to obavili. Na primjer, ako trebam dovršiti i poslati članak u publikaciju koju moja ciljana publika čita 15. prosinca 2006., tada bih stavio podatke za kontakt i rok i kontrolni popis u mapu za 15. prosinca 2006. 15, sve što treba učiniti nalazi se u mojoj tikler datoteci. Svakodnevno pregledavajte svoju škakljivu datoteku.
Što ako planiram prisustvovati konferenciji 17. svibnja 2008., onda bih stavio sve potrebne informacije u datoteku za 2008. i arhivirao te stavke prema jednom kad dođem do tog mjeseca i godine. Tickler datoteke također bi trebale biti usklađene s vašim dnevnim planerom.
3. Očistite svoj sustav arhiviranja
Ne dopustite da datoteke sadrže više od 25 – 30 komada papira. Najbolje je blokirati vrijeme na svom rasporedu jednom svaka tri mjeseca kako biste pregledali svoje datoteke i vidjeli postoje li informacije koje se mogu odbaciti ili skenirati i elektronički spremiti. Provjerite sa svojim računovođom i bankarom koliko dugo treba čuvati dokumentaciju. Također provjerite www.bankrate.com/brm/news/mtg/20000518h.asp sadrži kontrolni popis koliko dugo trebate čuvati financijske dokumente. Morate održavati svoj sustav arhiviranja urednim i lakim za dobivanje informacija koje želite kada to želite. Najbolje je da datoteke koje najčešće koristite držite u svojoj blizini u ladici stola.
© 2006. Bridgette Boudreaux