Otkako su izumljeni čekovi, ljudi su stalno izmišljali nove načine da prođu lažne čekove. Nacionalni centar za prijevare s čekovima procjenjuje da se svaki dan ispiše 1,4 milijuna lažnih čekova, što poduzeća košta više od deset milijardi gubitaka godišnje. Lažni ispisivači čekova pronašli su prijatelja u novoj tehnologiji kao što su fotokopirni uređaji u boji, skeneri visoke rezolucije i magnetski ili MICR toner. MICR je kratica za Magnetic Ink Character Recognition, a odnosi se na magnetski kodiranu liniju na dnu svakog čeka. Tradicionalno se ova linija mogla tiskati samo visoko specijaliziranom magnetskom tintom na ofsetnom stroju. Međutim, s pojavom MICR tonera i stolnih laserskih pisača, svatko s pravim softverom, HP LaserJet pisačem i praznim čekovima može ispisati ček.
Kao vlasnik tvrtke, vi i vaša tvrtka ste osjetljivi na prijevare s čekovima; međutim, postoje načini da se zaštitite od toga. Evo 6 koraka koje vi i vaša tvrtka možete slijediti kako biste se uspješno obranili od prijevare s čekovima.
1. Ispišite vlastite čekove – u stvarnom vremenu – Glavna prednost samostalnog ispisa je sigurnost. Tradicionalno, tvrtka naručuje zalihe čekova od poduzeća kao što su Harland ili Deluxe i oni stavljaju čekove u sobu za zalihe ili ormar. Ovi neiskorišteni čekovi zlatni su rudnik za svaku neuglednu osobu koja im naleti – sve što trebaju učiniti je zgrabiti ček s dna hrpe i ukloniti ga. Najvjerojatnije nećete saznati da zadnji ček nedostaje do najmanje mjesec dana kasnije, a to je ako imate sreće i redovito usklađujete čekovnu knjižicu i pregledavate svaku transakciju. Znamo jer se upravo to nama dogodilo.
Godine 1993. imali smo zaposlenika koji je nepažljivo ukrao posljednju stranicu naše čekovne knjižice. Nismo znali da su nestali. Naša bivša zaposlenica sama ih je ispunila i proslijedila ih kao platne čekove trgovcu rabljenim automobilima. Dobila je taj auto i nekoliko tjedana kasnije supruga mog partnera primijetila je neobične čekove. Da nije primijetila problem tko zna koliko bi još novca bilo ukradeno prije nego što smo se dosjetili. Ukratko, banka je morala pojesti neispravne čekove i nisu gubili vrijeme osiguravajući da se slučaj procesuira u punoj mjeri zakona. Imali smo sreće i koštalo nas je samo vremena. Da je zaposlenik bio ovlašten potpisivati čekove, izgubili bismo novac.
Ispisom vlastitih čekova imate na raspolaganju samo prazne čekove i MICR toner uložak. Ne postoji ništa za ukrasti s podacima o vašem računu, oni nemaju ništa osim komada praznog čekovnog papira. Naravno, još uvijek ste otvoreni za novu vrstu prijevare ako netko može pristupiti vašem softveru za ispis čekova. Provjerite je li zaštićen lozinkom i jesu li vaša mrežna prava postavljena tako da obični korisnici ne mogu pristupiti direktoriju u kojem se nalazi.
Još jedna velika prednost ispisa vlastitih čekova u stvarnom vremenu je da ako premjestite naše bankovne račune za promjene, ništa ne gubite. Samo uredite svoju adresu ili broj računa u svom softveru za ispis čekova i napravili ste promjenu – nema uzaludnih čekova, nema uzaludnog novca, nema čekanja na nove čekove.
2. Kupite sigurne dionice čekova – kada birate dionice bjanko čekova, provjerite je li dionica čekova puna sigurnosnih značajki – to će prevarantu otežati kopiranje ili skeniranje čeka. Nedavno je Ministarstvo financija SAD-a potrošilo milijune dodajući sigurnosne značajke nedavno redizajniranim novčanicama. Mnoge od tih istih sigurnosnih značajki sada su dostupne za provjeru zaliha. Evo nekih sigurnosnih značajki koje treba potražiti u čekovnom papiru:
Copier Void Pantograph – Ovo uzrokuje pojavu riječi VOID u pozadini čeka kada se kopira. Prazni pantograf nastaje ugraviravanjem preciznog uzorka linija i točkica u pozadinu čeka. Ispis pantografa je toliko precizan da VOID nije vidljiv ljudskom oku, ali kada se kopira ili skenira, pojavljuje se čineći kopirani ček beskorisnim.
Mikrotiskani obrub – ista se tehnologija koristi na novoj američkoj valuti – povećajte obrub oko portreta na prednjoj strani jedne od novodizajniranih američkih novčanica i vidjet ćete obrub koji izgleda kao linija zapravo se sastoji od riječi. Čak ni moderni pisači visoke razlučivosti ne mogu reproducirati ovako mali tip.
Kemijski reaktivan čekovni papir – Uobičajen način za omalovažavanje čeka je upotreba kemikalija za uklanjanje postojećeg natpisa kako bi se promijenio iznos ili kome je ček ispisan. Kemijski reaktivan čekovni papir promijenit će boju kada dođe u dodir s kemikalijama ili otapalima, čineći ček neupotrebljivim.
Vodeni žig – provjerite papir s pravim vodenim žigom koji će se pojaviti ako ga držite prema svjetlu. Vodeni žig neće biti vidljiv na kopiranom ili skeniranom čeku.
Popis sigurnosnih značajki – Dobra zaliha čekova će sigurnosne značajke navesti na poleđini čeka. Čemu služi sigurnosna značajka ako nitko ne zna koje sigurnosne značajke treba tražiti?
3. Prijenos datoteke s pozitivnim plaćama – odličan način za zaustavljanje prijevare s čekovima je generiranje datoteke s pozitivnim plaćama i njezino slanje vašoj banci. Svaki put kada ispisujete seriju čekova, svojoj banci šaljete datoteku s pozitivnim isplatama u kojoj su navedeni čekovi i njihovi iznosi. Ako se iznos čeka izmijeni ili se ček duplira, banka će ga odbiti jer ne odgovara datoteci s pozitivnom plaćom. Pozitivna plaća prilično je uobičajena u velikim tvrtkama, ali mala tvrtka možda nema resurse ili softver za izradu datoteke i njezin prijenos. Kontaktirajte svoju banku u vezi ove usluge.
4. Pohrana/pristup čekovima – jedan ključ za izbjegavanje prijevare s čekovima je eliminacija ili barem smanjenje pristupa dokumentima s brojem vašeg bankovnog računa na njima.
Krađa pošte – krađa pošte vrlo je čest način na koji se kradu čekovi – pobrinite se da vaša odlazna pošta nije ostavljena na mjestu gdje je svatko tko dolazi i odlazi može ukrasti. Siguran poštanski sandučić vjerojatno je najbolji način da zaštitite svoju poštu.
Pohranjivanje čekova – Ako koristite unaprijed ispisani ček, pohranite čekove na sigurno mjesto pod ključem. Nikada ne ostavljajte čekove nezaštićene.
Pohranjivanje dokumenata – Osim osiguranja čekova, osigurajte sve dokumente koji sadrže vaše bankovne podatke. Sadrže sve podatke potrebne za lažni ček.
Odlaganje dokumenata – Kad odlažete bankovne dokumente i dokumente kreditnih kartica, isjeckajte ih. Shredder je jeftin i jednostavan način da osigurate da neki ronilac iz kontejnera ne ukrade ključne informacije koje bi se mogle koristiti za izradu lažnih čekova. Koristimo uslugu drobljenja. Usluga nudi ormare za zaključavanje za pohranu dokumenata koji se uništavaju. Zatim jednom svaka dva tjedna dolazi služba za uništavanje papira i zapravo uništava papir na licu mjesta. Kamion za uništavanje ima masivni uništavač na stražnjoj strani i naši se dokumenti uništavaju prije nego što kamion napusti naše mjesto.
5. Elektroničko plaćanje – Jedini način da se u potpunosti eliminiraju prijevare s čekovima jest eliminirati čekove. Obrada čekova vrlo je skupa za banke i ne bi voljele ništa više da ukinu sve čekove. S pojavom EDI-ja (Electronic Data Interchange) mnoge velike tvrtke kao što je Home Depot rade samo s dobavljačima koji mogu slati fakture i primati plaćanja putem EDI-ja. Elektroničko plaćanje definitivno je budućnost i pojedinci hrle u elektroničko plaćanje, ali poduzeća još uvijek sporo prelaze. Većina poduzeća ispisuje svoje čekove putem softvera za račune koji se plaćaju, stoga nemaju jednostavan ili standardiziran način učinkovitog elektroničkog prijenosa plaćanja. Međutim, s vremenom će softver sustići tehnologiju i elektroničko plaćanje postat će standard. Elektroničko plaćanje već je dostupno putem QuickBooksa i samo je pitanje vremena kada će tvrtke usvojiti ovu praksu plaćanja.
6. Obratite pozornost – možete slijediti sve gore navedene korake i ipak biti prevareni. Obraćanje pozornosti na bankovne izvode i izvode kreditne kartice pomoći će vam da ranije otkrijete sva odstupanja. Što se prije problem otkrije, veća je vjerojatnost da ćete moći uhvatiti krivca i vratiti svoj teško zarađeni novac.