U poslovnim pismima i e-pošti, koja su osnovna pravila kojih se treba pridržavati prilikom pisanja? Vaše pismo može biti prva točka kontakta s drugom tvrtkom, a način na koji je napisano pokazat će drugoj strani vaše komunikacijske vještine.
Uvijek datirajte svoja pisma i provjerite jeste li ispravno napisali ime osobe. Ako niste sigurni, nazovite recepciju i pitajte za točan pravopis. Zadivljen sam koliko mi ljudi šalje pisma s netočno napisanim imenom.
Koristite jasne naslove i podnaslove. Dobro sastavljeno pismo puno je lakše razumjeti.
Koristite pravilan pravopis, gramatiku i interpunkciju – dobro napisan dokument govori mnogo o vama. Većina softvera ima funkciju “provjeri pravopis i gramatiku”. Pazite da ga uvijek koristite.
Planirajte svoje pismo i odlučite što pokušavate prenijeti prije nego što počnete pisati. Dobro je napraviti neke bilješke prije nego što počnete pisati pismo.
Budite sažeti i jasni. Koristite minimalan broj riječi da prenesete svoju poruku. Pokušajte koristiti jednostavne riječi koje svatko može razumjeti. Pokušajte imati na umu primatelja kada pišete, posebno kada pišete nekome u inozemstvu.
Nemojte koristiti tehničke izraze ili žargon, osim ako je to apsolutno neophodno. Vaš čitatelj ih možda ne poznaje.
Razmaknite svoje slovo. To čini poruku lakšom za razumijevanje. Započnite novi odlomak kad god možete jer je dobro razmaknuto slovo lakše čitati i razumjeti. Puno je lakše za oko!
Čuvajte predloške za standardna pisma. Uviđam da se moji predlošci s vremenom poboljšavaju jer unosim manje, ali značajne promjene u tekst i stil.
Sačuvajte humor za svoje telefonske razgovore. Šale se lako mogu pogrešno protumačiti u pisanoj komunikaciji.
Ako je vaša poruka vrlo detaljna, možda bi bilo jednostavnije podijeliti je na dva slova. Pošaljite prvo pismo i zatim ga nazovite telefonom kako biste bili sigurni da je poruka shvaćena prije slanja drugog dijela.
Uvijek budi pristojan. Pobrinite se da tražite ili tražite, a ne zahtijevate. Ne koristite neformalne termine na početku vaše veze. Možete početi biti manje formalni nakon što uspostavite vezu.
Odgovorite na svu korespondenciju brzo i jasno. Često bi u poslu druga strana mogla izgubiti interes ako ne vjeruje da vam je važna ili ako druga tvrtka prva odgovori.
Nikada ne koristite prečace! Ne šaljete tekstualnu poruku.
Napravite kopiju svake pisane korespondencije i pohranite je za buduću upotrebu.
Nakon što ste napisali pismo, pažljivo ga pročitajte i razmislite o poruci koju pokušavate prenijeti, prije nego što ga objavite ili pritisnete gumb za slanje.