Najbolja vrsta usluge pruža se jedan na jedan, izravno s vašim klijentima. To nije problem u izvanmrežnom svijetu, ali u virtualnom marketinškom svemiru ova vrsta osobne usluge jednostavno nije izvediva. S kupcima doslovno po cijelom svijetu, ne bi bilo načina da se možete osobno pozabaviti svakim od njih. Tu na scenu stupa automatski odgovor.
Korisnička služba s automatskim odgovaranjem vrlo je jednostavan proces. Nakon što je narudžba postavljena, automatski odgovor će poslati potvrdu o prodaji, zajedno s informacijama za pristup proizvodu i e-poštom “hvala”. Ova vrsta korisničke službe ima jasne prednosti, budući da će vaši klijenti dobiti brzu naknadnu uslugu bez obzira jeste li prijavljeni na svoje računalo u uredu ili ste otišli na opuštajući odmor. Međutim, ponekad je moguće iznevjeriti svoje klijente ako im je potrebna osobnija usluga.
Recimo da stariji gospodin s ograničenim računalnim vještinama pronađe e-knjigu koju prodajete na mreži i naruči je. Kupac prima vašu e-poštu zahvale, potvrdu o primitku i informacije o preuzimanju. E-knjiga je sastavljena u PDF datoteku, ali vaš korisnik nema pojma što je PDF datoteka i ne razumije što znači “desni klik za preuzimanje”. Potrebna mu je dodatna korisnička služba koja bi mu pomogla s proizvodom koji kupuje, ali nitko nije dostupan da mu pomogne. Jedini odgovor koji dobiva je od automatskog odgovora.
Ova se situacija također može riješiti korištenjem autoresponderske korisničke službe. Postavite dodatni automatski odgovor koji će poslati popis često postavljanih pitanja, pregled problema koji se odnose na službu za korisnike ili detaljnije upute o tome kako pristupiti proizvodu. Također se može stvoriti automatski odgovor za podršku. S ovim sekundarnim automatskim odgovorom, kupci koji šalju pitanja o usluzi e-poštom primit će trenutnu poruku koja govori da je pitanje primljeno i govori im kada mogu očekivati odgovor. To će kupcu pružiti određenu mjeru udobnosti. U većini slučajeva kupac će biti zadovoljan čekanjem navedenog vremenskog razdoblja.
S druge strane, ako vaš klijent ne dobije odgovor na svoj upit podrške, u vrlo kratkom roku postat će nezadovoljan vašom tvrtkom. Jedna jednostavna poruka automatskog odgovora može značiti razliku između pacijenta, zadovoljnog kupca ili bijesnog. Postavljanje poruke automatskog odgovora traje samo oko pet minuta, ali se isplati u stalnom zadovoljstvu korisnika.
Prilikom postavljanja vašeg internetskog poslovanja morate uzeti u obzir sve potencijalne probleme s kojima se vaši klijenti mogu suočiti. Zatim morate stvoriti sigurne, pouzdane načine za rješavanje tih problema. Autoresponder služba za korisnike omogućuje vam izravnu komunikaciju sa svakim klijentom.
Sjajni proizvodi privlače kupce. Sjajna usluga tjera te kupce da se vraćaju. Brzo i potpuno rješavanje problema ključno je za održavanje zadovoljnih klijenata vašim poslovanjem. Korisnička služba s automatskim odgovorom pomaže vam pružiti klijentima pozornost koju trebaju i zaslužuju.