Bilo da ste početnik ili veteran u tvrtki, dio vašeg posla bio bi susret sa sadašnjim i postojećim klijentima, kao i prisustvovanje poslovnim funkcijama. Usred svih poslovnih razgovora, predstavljanja, rukovanja i razgovora, razmjena posjetnica obično je uobičajena. Ako niste organizirana osoba, velike su šanse da ćete izgubiti ili zametnuti tu važnu kartu. Ali ne više jer skeneri posjetnica nude pogodnost pohranjivanja i organiziranja podataka s posjetnica bez potrebe i gnjavaže pohranjivanja tih pravokutnih kartica.
Ovi skeneri posjetnica vrlo su jednostavni i laki za rukovanje. U osnovi ima skener za ulaganje dokumenata na koji se umetne posjetnica i skeniraju podaci. Program za optičko prepoznavanje znakova (OCR) skenera posjetnica zatim razdvaja tekstove pronađene na kartici i razvrstava ih u kategorije kao što su ime, naziv tvrtke, adresa, telefonski broj, e-pošta, web stranica itd. i postavlja ih u odgovarajuća polja za kontakt u bazi podataka softvera. Ovi skeneri posjetnica mogu raditi s mnogim drugim programima za kontakt koji su dostupni na tržištu kao što su Outlook Express, Microsoft Outlook, Lotus Notes, Goldmine i ACT među mnogim drugima, kao i PDA pametnim telefonima.
Ako ste u prodajnoj snazi ili vodite tip poslovanja orijentiran na prodaju, ovi skeneri posjetnica svakako će vam dobro doći jer ne samo da skeniraju podatke s posjetnica, već također razvrstavaju, objedinjuju i pretražuju podatke o kontaktima s integriranim softverski sustav baze podataka. Sa skenerom posjetnica eliminirate vrijeme potrebno za kodiranje detalja posjetnice jedan po jedan na svoje računalo. Skener posjetnica obavit će ovaj posao umjesto vas jednostavnim umetanjem posjetnice u uređaj.
Ipak, skeneri posjetnica još uvijek nisu toliko otporni jer neke informacije koje se unose u sustav mogu doći na netočnu lokaciju. Dakle, u osnovi postoji potreba za provjerom i osiguravanjem da su svi podaci u ispravnim poljima, što je samo manji problem. Tvrtke koje su zaposlile veliki broj prodajnog osoblja mogu postaviti bazu podataka sa skenerom posjetnica koja može sadržavati sve detalje i informacije o kupcu ili klijentu. Sve dok prodajno osoblje može dobiti pristup internetu i može dati odgovarajuću lozinku za pristup sigurnoj stranici tvrtke, podaci se mogu lako osigurati čak i ako su izvan ureda ili na terenu većinu vremena.
Skener posjetnica doista je inovativan i vrlo koristan uređaj koji će vam pomoći organizirati svoje posjetnice kako ne biste zaboravili važne podatke klijenta.