Kao zaposleni planer događaja – u naizgled beskonačnom kontaktu s mjestima događaja, tvrtkama za ugostiteljstvo i tako zahtjevnim sponzorom događaja – možete li si priuštiti da potrošite vrijeme na izradu proračunskih tablica za registraciju, praćenje podataka o svakom registrantu, bilježenje podataka o putovanju i hotelu, i uzimanje i obrada podataka o kreditnoj kartici? Za većinu organizatora događaja odgovor je odlučno ne. Proces registracije često je kap koja je prelila čašu, uzrokujući da razina stresa organizatora događaja poraste do vrhunskih visina. Praćenje svih tehničkih detalja registracije posao je s punim radnim vremenom s kojim mnogi planeri još uvijek pokušavaju žonglirati zajedno s planiranjem samog događaja.
Dakle, s golemim dosegom i jednostavnošću interneta, zašto toliko mnogo organizatora događaja oklijeva prijeći na tvrtku za online registraciju koja će se pobrinuti za sve te tehničke detalje umjesto njih?
Odgovor je jednostavan: ili ne znaju za to, ili su zabrinuti da bi im takve tvrtke zapravo mogle zakomplicirati život. Kako mogu znati da će podaci objavljeni na internetu biti sigurni? Što ako su podaci o mojim podnositeljima registracije ugroženi? Hoće li tvrtka za online registraciju koristiti ili prodavati podatke o mojim registrantima nakon što ih ima u svom sustavu? S pravom tvrtkom, sva se ova pitanja mogu izbjeći jer će podaci o podnositeljima prijave biti zaštićeni i zaštićeni samo za korištenje od strane planera događaja. Još važnije, s pravom tvrtkom za registraciju, podaci o kreditnoj kartici bit će šifrirani do najvišeg stupnja dopuštenog zakonom, što jamči tvrtka za testiranje enkripcije SSL (Secure Socket Layer), kao što je Thawte.
Nakon što odaberete tvrtku za koju znate da je sigurna, uživat ćete u značajkama kao što je web stranica događaja s vlastitim URL-om za registraciju, prilagođena izvješća i mogućnost izvoza izvješća u širok izbor formata. Korištenje sigurnog i zaštićenog sustava online registracije može pojednostaviti proces planiranja događaja uz povećanje registracije! I možete biti sigurni da će osobni i financijski podaci podnositelja registracije biti zaštićeni na najvišoj mogućoj razini. Podaci o registrantu i organizatoru događaja koji su zaštićeni do najvećeg mogućeg stupnja jamče vam da će podaci biti pohranjeni isključivo za potrebe organizatora događaja i da će se čuvati samo onoliko dugo koliko je potrebno. Pridržavanje takvih standarda osigurava da je sustav registracije događaja vrlo otporan na bilo kakve provale, ali ako se proboj zaista dogodi, sustav će biti nadziran toliko učinkovito da se može pratiti i otkloniti s preciznošću i brzinom. Plan oporavka od ranjivosti kao što je ovaj bitan je dio održavanja snažnog sigurnosnog sustava kako bi se osiguralo da sustav neće biti probijen. Vaši registranti će znati da su njihovi podaci sigurni.
Ručno prikupljanje registracija dugo je bio jedan od najzamornijih poslova u procesu planiranja događanja, ali više nije potrebno koordinatorima događanja ako odaberu tvrtku koja će ponuditi najvišu moguću razinu sigurnosti kako bi mogli uživati u jednostavnosti korištenje takvog sveobuhvatnog sustava online registracije. Bez potrebe da se brinu hoće li njihovi podaci biti sigurni od hakera ili neće, prijavljeni će pohrliti na vaš događaj jer je online registracija uistinu daleko lakši proces od dovršavanja registracije staromodnom jednostavnom poštom. Iako odustajanje od kontrole nad tako vitalnim dijelom procesa planiranja događaja može biti zastrašujući koncept, istraživanjem kako biste pronašli tvrtku koja nudi najjaču sigurnost za podatke vaših prijavljenih, uštedjet ćete vrijeme za rješavanje svih ostalih detalja planiranja vašeg sljedećeg fantastičnog događaja.