Prošlog sam proljeća gledao kako ekipe studenata patroliraju plažama na poluotoku Bolivar u Galvestonu, radeći proljetno čišćenje kako bi se obala oslobodila nakupljenog otpada.
Dva mjeseca kasnije vratio sam se na plažu i pronašao vrlo malo dokaza o njihovim ranijim naporima. Limenke, boce i papir bili su razbacani po pijesku. Trebalo je zakazati više dana čišćenja.
Učinilo mi se da je to način na koji mnogi ljudi pristupaju svojim uredima u pokušaju da steknu kontrolu nad ogromnim zahtjevima za svojim vremenom. Odluče se organizirati i odrede vrijeme da se sve posloži. Stari papiri se bacaju, materijali se dodaju postojećim datotekama, a često se kupuju nove košare i spremnici za rukovanje svim materijalima. Sve izgleda super. Onda, za par tjedana, kad uđu u svoje urede, kao da tog dana nije ni bilo.
Što se dogodilo u oba ova scenarija?
1) Nije uspostavljen novi postupak koji bi eliminirao budući nered.
2) Čišćenje i organiziranje nisu isto.
Organizirati se znači:
-Stvaranje sustava i preuređenje prostora
-Odmah odlučiti o svemu što dolazi
-Postavljanje papira ili predmeta na odgovarajuće mjesto za daljnje radnje
Prednosti organiziranja uključuju:
-prioritetno korištenje vremena
-bez preslagivanja nereda
-povećana sposobnost fokusiranja
Održavanje plaže čistom i održavanje naših stolova čistima odnosi se na razvijanje navika za povezivanje sa sustavom.
Na plaži, kada bi bilo dovoljno kanti za smeće i kada bi posjetitelji stekli naviku stavljanja papirića i otpadaka odmah u kantu za smeće, netko drugi ne bi morao dolaziti i obrađivati to umjesto njih skupljajući i bacajući smeće. , dopuštajući da se ti volonterski sati koriste u druge svrhe.
Većina ljudi je upoznata s izrekom: “Dodirni komad papira samo jednom.” Međutim, to ne funkcionira. To znači da odmah donosite odluku o tome što učiniti i kada to učiniti, a zatim to smjesta postavite na odgovarajuće mjesto. Odluka se donosi prvi put kada dodirnete papir. Činjenica da postoji proces i mjesto je razlika između čišćenja, ili raščišćavanja, i organiziranja.
Zašto stalno ponavljati scenarij čišćenja kada možemo odvojiti jedan dan da se stvarno organiziramo, uspostavljajući sustave koji će nastaviti raditi za nas? Korištenjem našeg vremena produktivnije, mogli bismo čak uspjeti nekoliko dodatnih izleta na plažu ove godine umjesto da zaglavimo u našim uredima.