“Kao pripreme za vaše nadolazeće krstarenje, molimo odaberite između dostupnih izleta za svako od vaših zaustavljanja. Ikone će pokazati razinu aktivnosti potrebnu za svaki od njih:
Umjereno: hodanje na kratkim udaljenostima po relativno ravnom terenu.
Napornije: Hodanje na srednje udaljenosti i penjanje stepenicama.
Najnapornije: Sudionici bi trebali biti fizički spremni.”
To su bile upute koje sam dobio prije nadolazećeg putovanja. Značajno u korištenju tog ključa za napor je činjenica da ne trošite više vremena na izlet bez obzira na razinu s koje djelujete. Razlika je u tome što imate toliko više opcija koje su vam otvorene i možete sami prijeći veću udaljenost ako ste u mogućnosti sudjelovati u trećoj razini.
Palo mi je na pamet da bi to mogle biti iste vrste uputa koje bismo mogli koristiti u postavljanju plana za organiziranje kako bismo poboljšali svoju radnu rutinu tijekom godine. Koliku udaljenost želite prijeći? Koliko produktivni želite da vam budu dani? Razina organiziranosti osobe pomaže objasniti zašto se čini da neki ljudi postižu toliko toga u danu, dok se drugi pitaju kamo je otišao dan ili tjedan jer imaju vrlo malo toga za pokazati.
U uredskom okruženju iste se razine mogu odražavati kao:
1) Umjereno – Fokusiranje na ono što “morate” učiniti svaki dan, rad na dnevnim rutinama pregledavanja e-pošte, uzvraćanja telefonskih poziva, pohađanja obveznih sastanaka i rješavanja hitnih zahtjeva. (Radite na ravnom terenu.) Rijetko imate vremena ili energije za nešto dodatno.
2) Naporniji – Također ste uključeni u dugoročnije projekte i uspijevate dovršiti zadatke u roku ili blizu roka. (Penjete se stepenicama.) Stres se može nakupiti zbog takvog upravljanja krizom, što vas navodi da osjećate da je dan bio naporan, da ste se prenapregli.
3) Najzahtjevnije – Zakazivanje projekata prije rokova, praćenje sudionika u projektu i stvaranje vlastitih ideja i rješenja za budući rast tvrtke uz praćenje svakodnevnog tijeka rada. (Fizički ste spremni.) Kada uspijete na ovoj razini, naporno ste radili, sa značajnim rezultatima, ali, ako ste radili u organiziranom stanju, dan završavate puni energije, a ne iscrpljeni i pod stresom.
Kako možete izgraditi svoje vještine organiziranja ureda tako da možete odlučiti raditi na najnapornijoj razini kada to želite, biti izuzetno produktivni, a da pri kraju dana budete motivirani i puni energije? Sljedeći koraci pomoći će vam da to postignete:
1) Počnite s područjem radnog stola. Odaberite jedan sustav koji vam omogućuje rad iz slobodnog prostora s davanjem prioriteta vašem svakodnevnom radu. Osnovna datoteka za golicanje, s danima u mjesecu, jedan je od načina da vam pomogne da to postignete dajući vam mjesto na koje možete staviti posao koji trebate obaviti danas, sutra i sljedeći tjedan.
2) Grupirajte dnevne aktivnosti kao što su e-pošta, uzvraćanje telefonskih poziva, plaćanje računa i arhiviranje tako da možete zajedno obavljati slične zadatke. Kada se fokusirate na jednu po jednu vrstu aktivnosti, četiri puta ste produktivniji.
3) Svaki dan odvojite dio vremena u kojem se usredotočite na projekte koji zahtijevaju koncentraciju, one koji stvarno utječu na konačni rezultat vaše tvrtke.
Kad svako jutro uđete u organizirano područje, s već posloženim prioritetima kako se ne bi zanemarili nadolazeći rokovi, počinjete puni energije. Postigli ste razinu organizacijske kondicije koja vam omogućuje da se nosite s napornim aktivnostima vašeg odjela ili tvrtke bez stresa prenaprezanja.
Kako želite krstariti kroz ovu godinu?