Automatski odgovori mogu biti izvrstan način za interakciju s klijentima bez upotrebe ruku. Idealan je za pružanje posjetiteljima specijaliziranog e-kursa ili biltena. Zapravo, online tvrtke pronalaze automatske odgovore kao prekrasan marketinški alat.
Mnoge tvrtke koriste automatski odgovor na upite putem e-pošte. Međutim, postoji problem koji se može razviti pri korištenju standardnih automatskih odgovora e-pošte. Pretpostavka je da kupac može primiti trenutni odgovor kojim se obavještava da je e-pošta primljena.
Često taj email izgleda otprilike ovako…
“Hvala što ste kontaktirali tvrtku XYZ. Ovo je automatski odgovor, ali budite sigurni da ćemo odgovoriti na vašu e-poštu.
“Cijenimo vaš kontakt i uskoro ćemo vas kontaktirati.”
Ovo zvuči prilično dobro, zar ne? Međutim, problem nastaje kada su upiti putem e-pošte slabi ili kada odgovor kasni.
Ako je kupac (ili potencijalni kupac) odvojio vrijeme da vas kontaktira, on traži odgovore – sada. Ako ne odgovorite na vrijeme, potražit će ih negdje drugdje.
Svi smo primili te e-poruke koje je generirao automatski odgovor. U nekim slučajevima ta izvorna generička e-pošta jedina je koju tvrtka ikada pošalje. To daje izrazito negativan dojam o tvrtki.
Ako koristite automatske odgovore za e-poštu, razmislite o procjeni koliko ste učinkoviti u osiguravanju odgovora na te e-poruke nakon što se automatska e-pošta pošalje.
Kupci često postaju kupci na temelju svog uvjerenja da na njih gledate kao na nešto više od jednostavnog sredstva za ostvarivanje prihoda. Dopušta li vaš odgovor e-poštom tim klijentima da vas zamisle kao brižnog vlasnika tvrtke ili kao nekoga tko ne odgovara na njihova pitanja i nedoumice?
Provođenje je težak prijedlog za bilo koju tvrtku, ali je ključan kada utječe na trajno partnerstvo koje imate sa svojim klijentima.
Tvrtke koje se bave nekretninama napreduju u pružanju smislenog praćenja svojih klijenata. Ti klijenti mogu surađivati s brojnim tvrtkama za nekretnine, pa ako odaberu jednu za suradnju, žele biti sigurni da su njihovi najbolji interesi pravedno i potpuno zastupljeni.
Ovo je ista ideja za bilo koji posao. Vjerojatnije je da će se kupci koji imaju pozitivno iskustvo s vašom tvrtkom opet vratiti. Dakle, ako koristite automatski odgovor e-poštom, pobrinite se da odgovori na te e-poruke ostanu visoki prioritet.
Ako smatrate da primate previše e-poruka, posvetite neko vrijeme poboljšanju odjeljka FAQ (Često postavljana pitanja) i navedite vezu putem e-pošte do odgovora u odjeljku FAQ. Također biste trebali potaknuti posjetitelje da prvo posjete odjeljak s često postavljanim pitanjima, a zatim vas kontaktiraju ako na njihovo pitanje još uvijek nema odgovora.